Niesamowite wydarzenie firmowe bierze pod uwagę wiele czynników. Ale najczęstsze z nich to, co wszyscy wiedzą – pierwszorzędne miejsce, łatwość dostępu, zaplecze rozrywkowe i jedzenie. Są to cztery główne czynniki, które określają sukces każdej imprezy firmowej. Są też inne, o których rzadko myślimy, ale okazują się kluczowe dla sukcesu imprezy.
Aby zrozumieć wymagania wszelkich przedsięwzięć związanych z planowaniem imprez firmowych, rozważmy przykład. Powiedzmy, że jesteś planistą wydarzeń i udało Ci się zorganizować konferencję w miejscu najwyższej klasy z dobrym oświetleniem i wystrojem, wystarczającą ilością jedzenia i napojów oraz zapleczem rozrywkowym dla uczestników. Ale zaplanowałeś konferencję od 14:00 do 17:00, 3 godziny bez przerwy. Czy twoi uczestnicy pozostaną tak długo, jeśli prezentacja potrwa trzy godziny? Najprawdopodobniej nie, nie będą. Będą się nudzić i mieć dość ciągłej mowy i zaczną się zmieniać na siedzeniach po około godzinie. Ale jeśli podzielisz prezentację na trzy kolejne sesje, dając od 15 minut do pół godziny i pomiędzy nimi, są szanse, że twoja konferencja będzie zdumiewającym sukcesem.
Rób znaczne przerwy swoim uczestnikom, aby mogli cieszyć się wydarzeniem z niezrównaną pasją. Nie zanudzaj swoich uczestników.
Po drugie, należy również upewnić się, że miejsce wybrane na wydarzenie ma wystarczająco dużo miejsca parkingowego, aby pomieścić pojazdy gości. Nie spodziewasz się, że wszyscy dotrą tam pieszo lub pociągiem, prawda? Większość zaproszonych gości pojawi się w drogich samochodach, o które należy zadbać. Upewnij się więc, że dostępne miejsce parkingowe jest wystarczające, aby pomieścić je wszystkie. W razie potrzeby należy wcześniej porozmawiać z kierownikami obiektu, aby ustalić dla nich jakieś rozwiązanie, aby uniknąć jakichkolwiek niedogodności podczas parkowania pojazdów. Te małe rzeczy mają znaczenie. Sposób, w jaki dbasz o swoich uczestników, określi, jak lojalnie śledzą twoje następne wydarzenia.
Zadbaj o swoich uczestników od samego początku i nie pozwól, aby pojawiły się problemy w zakresie ich wygody i satysfakcji.
Po trzecie, włącz do swojego menu wiele dietetycznych urządzeń. Mogą być osoby z cukrzycą i stosujące specjalną dietę. Lub mogą istnieć maniacy zdrowia, którzy celowo przestrzegają specjalnej diety sałatek i warzyw. Należy wziąć to wszystko pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o menu. Jeśli wybierzesz jedno menu, są szanse, że ci ludzie będą musieli szukać innego miejsca, aby zaspokoić swoje podniebienie. Więc jaka jest w tym podstawa?
Dokonaj spersonalizowanych ustaleń dla wszystkich, aby nikt nie czuł się pominięty. Organizacja imprez wymaga sporego zaangażowania ze strony wszystkich pracowników.
Zawsze dbaj o każdego z gości. Nie pozwól, aby choć jeden z nich czuł, że nie należy do nich, i że na twoim wydarzeniu był błąd. Niech wszyscy poczują się tak samo mile widziani. Jeśli będziesz mógł uważnie wykonać wszystkie powyższe kroki, na końcu wydarzenia zyskasz więcej obserwujących i lojalnych uczestników.